Резервное копирование: как защитить данные бизнеса

Что бизнес теряет вместе с данными

Потеря данных — не только проблема айтишника. Для компании это остановка продаж. Без клиентской базы не сделать повторную рассылку, без учётной базы не выставить счета и не понять остатки, без доступа к сайту и рекламным материалам не запустить кампанию. Деньги, вложенные в таргет и SEO, оседают в виде контактов, заявок и истории заказов. Если эта история исчезла, окупать её приходится заново.

Представим типичную ситуацию. Магазин в Ташкенте принимает заказы через Telegram-бот и Instagram, оплату — через Click и Payme, а учёт ведёт на компьютере в офисе. Диск выходит из строя. Если копии нет, пропадают заказы, покупатели и прайс. Если копия лежит на том же компьютере в соседней папке, она пропадает вместе с ним. Это иллюстрация, а не конкретный случай, но для малого бизнеса сценарий очень узнаваемый.

Поэтому резервное копирование стоит считать частью стратегии: оно защищает активы, на которые вы тратите маркетинговый бюджет. Когда мы в markdev начинаем разбирать маркетинг клиента, первым делом выясняем, какие данные у бизнеса есть и где они лежат.

Что копировать: инвентаризация активов

Начните не с выбора программы, а со списка. Запишите, какие данные есть в компании, кто за них отвечает и где они физически хранятся. Обычно в список попадает следующее:

• учётная система и CRM: клиенты, сделки, заказы, переписка;
• файлы сотрудников и общие папки: договоры, прайсы, макеты, фото и видео для соцсетей;
• корпоративная почта и архив переписки с поставщиками;
• сайт: файлы, база данных, настройки домена и сертификата;
• Telegram-боты и интеграции: код, настройки, ключи доступа;
• выгрузки из аналитики и рекламных кабинетов: отчёты, аудитории, настройки счётчиков;
• настройки серверов, роутеров и кассового оборудования.

Облачные сервисы тоже нужно копировать

Многие считают, что раз данные «в облаке», копия не нужна. Но сервис защищает свою инфраструктуру, а не вашу ошибку. Если сотрудник удалил записи или аккаунт взломали, провайдер не обязан всё вернуть. Прочитайте условия сервиса: что именно он хранит, как долго и можно ли откатить удаление.

Всё, без чего бизнес не работает, выгружайте самостоятельно по расписанию. Это касается и соцсетей: исходники фото, видео и текстов для Instagram лучше держать у себя, а не только на самой странице.

Как часто делать копии

Главный вопрос: сколько работы вы готовы потерять? Если учётная база копируется раз в сутки, в худшем случае пропадёт день работы. Для магазина, который принимает много заказов в течение дня, это может быть слишком дорого, и копии нужны чаще. Для архива фотографий достаточно реже.

Разделите данные на группы: критичные (учёт, CRM, заказы) копируйте часто, рабочие документы — ежедневно, архив — по мере изменений. Так вы не платите за хранение больше, чем нужно.

Второй вопрос — сколько времени вы готовы восстанавливаться. Если на возврат данных уйдёт полдня, а продажи столько простоя не выдержат, нужна другая схема, например второй компьютер или сервер, на котором копию можно быстро запустить.

Правило 3-2-1: локальные и облачные копии

Распространённая практика — три копии данных, на двух разных типах носителей, одна из них в другом месте. Идея простая: одна авария не должна уничтожить и оригинал, и копии.

Сравним варианты хранения:

• Локальная копия (внешний диск, NAS, второй компьютер): быстро восстанавливается, не зависит от интернета, но страдает при пожаре, затоплении и краже.
• Облачная копия: защищена от физических угроз офиса, доступна из любого места, но большой объём долго возвращается при медленном интернете, а за доступами и оплатой нужно следить.
• Диск у ответственного человека вне офиса: недорого, но про обновление легко забыть.
• Сочетание: локальная копия для скорости, облачная — на случай катастрофы.

Защита от программ-вымогателей

Программы-вымогатели шифруют файлы и требуют выкуп. Если копия подключена к компьютеру или открыта как сетевая папка, шифруется и она. Платить в таком случае бессмысленно и рискованно, поэтому защиту строят заранее.

Минимальный набор мер: хотя бы одна копия отключена от сети или защищена от изменения; для копирования заведена отдельная учётная запись с отдельным паролем; в облачном хранилище включена двухфакторная защита; хранится несколько версий, чтобы вернуться к состоянию до заражения.

Пошаговый план внедрения

Схема для небольшой компании укладывается в семь шагов:

• Составьте список данных и систем и отметьте, где что хранится.
• Для каждой группы определите допустимую потерю и время восстановления.
• Выберите места хранения по правилу 3-2-1.
• Настройте автоматическое расписание и уведомления об ошибках: ручное копирование забывается.
• Назначьте ответственного и его заместителя.
• Проведите пробное восстановление в тестовой среде. Копия, из которой нельзя восстановиться, бесполезна.
• Опишите инструкцию: что копируется, куда, как восстановить, где хранятся пароли.

Типичные ошибки и чек-лист

Чаще всего встречаются такие ошибки: копия лежит на том же диске, что и оригинал; копирование настроили один раз, а отчёты никто не читает; восстановление ни разу не пробовали; копируют только учёт, забыв про сайт, бота и файлы маркетинга; доступы к облаку оформлены на личный аккаунт уволившегося сотрудника; хранится одна версия, а ошибка обнаружилась через несколько дней.

Проверьте себя: знаете ли вы, что копируется; есть ли копия вне офиса; изолирована ли одна копия от сети; приходят ли уведомления об ошибках; когда в последний раз тестировали восстановление; задан ли срок хранения версий; кто отвечает и кто умеет восстанавливать. Если хотя бы на один вопрос нет ответа, это ваш первый пункт в плане.

Если хотите встроить защиту данных в общую маркетинговую стратегию и понять, какие активы стоит защищать в первую очередь, обсудите задачу с командой markdev.