Как дать доступ к Яндекс Бизнесу другому человеку

Почему не стоит передавать пароль

Аккаунт Яндекса — это не только Бизнес. К нему могут быть привязаны почта, облачный диск, платёжные данные и другие сервисы. Отдавая пароль, вы открываете человеку всё сразу, а не одну карточку.

Есть и практические минусы. Вы не поймёте, кто именно поменял телефон или график работы. Двухфакторная защита превращается в проблему: коды приходят вам, и каждый чужой вход нужно подтверждать. Если подрядчик сменит пароль, вы рискуете остаться без собственной организации, а при уходе сотрудника придётся менять пароль везде, где он использовался.

Как дать доступ к Яндекс Бизнесу: порядок действий

Правильный путь — добавить человека как пользователя организации под его собственным аккаунтом Яндекса. Порядок обычно такой:

• Попросите коллегу или подрядчика прислать логин или почту его аккаунта Яндекса. Если аккаунта нет, пусть заведёт.
• Войдите в Яндекс Бизнес под аккаунтом, который является владельцем организации.
• Откройте нужную организацию и найдите раздел с доступами — чаще всего он среди настроек.
• Добавьте пользователя по логину и выберите роль.
• Попросите человека войти под своим аккаунтом и убедиться, что организация появилась у него в кабинете.

Какие права выдавать

Работает принцип минимально необходимого доступа: человеку нужно ровно то, с чем он работает каждый день. Названия ролей в сервисе меняются вместе с интерфейсом, поэтому ориентируйтесь на описание прав на экране и в справке Яндекс Бизнеса.

• Администратор, который отвечает на отзывы: ответы клиентам и работа с обращениями, без управления чужими доступами.
• Маркетолог или SEO-специалист: правка данных об организации, фотографии, отзывы, статистика.
• Подрядчик: права на редактирование, но не права владельца.
• Владелец: сама компания, а не конкретный человек.

Подрядчик и агентство: кто должен быть владельцем

Если карточку продвигает агентство, доступ выдаётся на аккаунт конкретного специалиста, а владельцем остаётся ваша компания. Самая частая ошибка — разрешить подрядчику создать карточку на свой аккаунт «чтобы быстрее». Пока сотрудничество идёт гладко, разницы не видно. Но при расторжении договора выясняется, что отзывы, история и сама карточка вам не принадлежат.

Пропишите в договоре, что аккаунты, данные и материалы принадлежат заказчику. Тогда окончание работы сводится к одному действию: вы отзываете доступ, а карточка со всеми отзывами остаётся у вас.

Хорошая практика — завести отдельный аккаунт Яндекса на корпоративную почту и сделать его владельцем всех организаций. Личные аккаунты сотрудников подключаются как представители, и компания не зависит от одного человека.

Если карточку создал не владелец

Ситуация знакомая: карточку когда-то завёл бывший сотрудник, знакомый или прежний подрядчик, а теперь доступа нет. Первый путь — договориться с тем, на ком она числится: пусть добавит вас владельцем или передаст права. Второй, если связи с человеком нет, — подать через сервис заявку на подтверждение прав на организацию как представитель компании.

Второй путь дольше и может потребовать документов, поэтому заранее выясните, на чей аккаунт оформлена ваша карточка. Та же процедура понадобится, если вы потеряли вход в аккаунт владельца.

Как отзывать доступ и поддерживать порядок

Когда сотрудник уходит или договор с подрядчиком закончен, удалите его из пользователей организации в тот же день. Если у вас несколько филиалов, проверьте каждый, а не только основной. Короткий чек-лист:

• Владелец организации — корпоративный аккаунт компании.
• У каждого человека свой аккаунт и своя роль.
• Права выданы под задачу, а не «на всякий случай».
• Список пользователей просматривается раз в квартал.
• Доступ закрывается в день ухода.
• Данные корпоративного аккаунта хранит руководитель, а на самом аккаунте включена двухфакторная защита.

С чего начать

Карточка на Яндекс Картах — часть локального SEO: от того, насколько аккуратно она заполнена и ведётся, зависит, найдут ли вас клиенты в поиске рядом с домом или офисом. Если нужно навести порядок в доступах и заодно усилить присутствие компании в поиске, команда markdev поможет с SEO-оптимизацией сайта в Узбекистане — напишите нам, и мы обсудим вашу задачу.