Контент план в гугл таблице: структура, статусы, доступы

Когда таблицы достаточно

Для магазина в Ташкенте, кофейни, клиники или онлайн-школы, где контентом занимаются один-два человека, таблицы обычно хватает. Её можно открыть с телефона, отправить ссылку в Telegram и сразу увидеть, что запланировано на неделю. Если же в выпуске постов участвует много людей и задач, имеет смысл присмотреться к таск-трекеру.

Главное правило любого плана: одна строка — одна публикация. Тогда таблицу можно сортировать, фильтровать и считать формулами. Всё остальное — детали, которые вы подстраиваете под свой бизнес.

Какие столбцы нужны в плане

Набор столбцов зависит от бизнеса, но базовая основа почти всегда такая:

• Дата — именно в формате даты, иначе не заработает сортировка; рядом день недели формулой.
• Площадка: Instagram, Telegram, TikTok, YouTube.
• Формат: Reels, карусель, пост, сторис.
• Рубрика и короткая тема.
• Ссылка на текст и ссылка на папку с фото и видео.
• Ответственный и статус.
• Ссылка на вышедшую публикацию и комментарии клиента.

Выпадающие списки и статусы

Для площадки, формата, рубрики и статуса включите проверку данных и сделайте выпадающие списки. Без них в одном столбце появятся «Инста», «instagram» и «IG», и фильтр перестанет находить нужные строки.

Набор статусов держите коротким, чтобы его помнила вся команда:

• Идея
• В работе
• На согласовании
• Согласовано
• Опубликовано
• Отменено

Цвета и фильтры без пестроты

Условное форматирование нужно, чтобы с первого взгляда видеть, что горит. Достаточно трёх-четырёх цветов: серый для идей, жёлтый для согласования, зелёный для вышедших постов. Отдельным правилом подсветите строки, где дата уже прошла, а статус не «Опубликовано», — это сорванные сроки.

Включите фильтр на строке заголовков и заведите привычные срезы: только Instagram, только мои задачи, всё на согласовании, следующая неделя. Если в таблице работают сразу несколько человек, используйте представления фильтра: каждый настраивает вид для себя и не сбивает его остальным.

Доступы и согласование с клиентом

Права распределяйте по ролям: команда редактирует, клиент комментирует, руководитель смотрит. Клиент с правом редактирования легко может случайно удалить строку или формулу. Столбцы с формулами и строку заголовков дополнительно защитите от изменений.

Для согласования отфильтруйте статус «На согласовании» и отправьте ссылку на этот вид. Замечания пусть остаются комментариями к ячейкам: исполнитель правит, отвечает в том же комментарии и закрывает его. История правок остаётся на месте, а переписка не теряется в мессенджерах.

Листы, итоги и шаблон на месяц

Не складывайте всё на один лист. Разделите файл: «План» с текущим месяцем, «Идеи» как банк тем без дат, «Рубрики» с описанием и примерами, «Справочник» с хештегами и контактами, «Итоги» с результатами. Прошлые месяцы уходят в архив, а новый создаётся копией заранее настроенного шаблона.

На листе «Итоги» после публикации записывайте охваты, сохранения, сообщения и переходы. Через пару месяцев формулами можно сравнить рубрики и форматы и решать, что усиливать, опираясь на данные, а не на ощущения.

Частые ошибки и что дальше

Большинство проблем с планами одинаковы у всех, и их легко избежать с самого начала:

Таблица — это только каркас: ценность плана в том, какие темы и рубрики в нём стоят. Если вам нужна готовая структура под ваш бизнес или хочется, чтобы Instagram вели за вас, команда markdev поможет с ведением аккаунта и контент-планом. Напишите нам, и мы обсудим вашу задачу.

• Даты записаны текстом.
• Статусы вводятся вручную, без списка.
• Десяток цветов без системы.
• Старые месяцы лежат рядом с текущим.
• Всем выдан доступ на редактирование.
• Результаты публикаций никто не записывает.